In wirtschaftlich angespannten Zeiten steht die IT-Abteilung unter Druck. Sind Kosten einzusparen, stellen sich automatisch immer die gleichen Fragen.

• Welchen konkreten Wert liefert die IT für die Fachbereiche mit dem zugewiesenen Budget?
• Erhalten die Fachbereiche die richtigen Services mit angemessener Qualität und auch zu wettbewerbsfähigen Kosten?

Bevor es jedoch zu einer einfachen Streichliste von IT-Services kommt, muss die IT-Organisation nachweisen, dass sie intern effektiv und effizient gemanagt wird. Denn wie heißt es so schön: Bevor Gäste eingeladen werden, erst einmal das eigene Haus aufräumen…

Hier sind 3 Initiativen , die zunächst für eine Kostenoptimierung im internen Bereich der IT geprüft werden sollten:

1. Kosten verursachergerecht den Anforderungen zuordnen
   
   Projektmanagement: Kassensturz der laufenden Projekte. Spielregeln und Verantwortlichkeiten für Priorisierungen und Investitions-entscheidungen klar festlegen. Eingesetztes Personal den Fachbereichen zuordnen. Neue Projekte nur bei nachgewiesener Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (Unterschrift des verantwortlichen Bereichsverantwortlichen). Sind die eingesetzten externen Berater notwendig?…

   Servicequalität: Service-Level prüfen. Ist wirklich 24/7 Service bei allen Services erforderlich? Gibt es externe Dritte, die bei gewünschten Veränderungen verursachergerecht den Fachbereichen die Leistung in Rechnung stellen?

   Neue Bereitstellungsformen prüfen: Software as a Service. Abrechnung nach Nutzung. Rechen- oder Speicherkapazität dynamisch bei Bedarf. In welchen Bereichen sind die Kapazitäten und Mitarbeiterfähigkeiten auch in betriebsarmen Zeiten erforderlich?

2. Kosten für die eingesetzten Ressourcen reduzieren

   Lizenzkosten: Kassensturz der Lizenzverträge. Automatisierte Wartungs- und Pflegepauschalen prüfen. In ausgewählten Bereichen Alternativen aus dem Open-Source Sektor einsetzen. Zeitraum für Herstellerunterstützung ausnutzen und ggfls. Updatezyklen verschieben.

   Kommunikationskosten: Richtlinien für die mobile Nutzung von Diensten prüfen. Prüfen der Telekommunikationsverträge hinsichtlich erforderlichen Backupleitungen, Festverbindungsschaltungen, Bandbreiten und Wartungs- und Administrationspauschalen.

   Hardwarekosten: Reinvestitionszyklen prüfen. Müssen Desktops und Notebooks weiterhin nach 3-4 Jahren ersetzt werden? Können Serverpools und Speicherkapazitäten besser durch Virtualisierungstechnologien ausgelastet werden? Welche Effekte bringen der Einsatz von energiesparenden Komponenten?

3. Optimierung der operativen IT-Prozesse

   International anerkannten Methoden: Einsatz von Best Practices wie Information Technology Infrastructure Library (ITIL), Control Objectives for Information and Related Technology (CobiT), Project Management Body of Knowledge (PMBOK), and Capability Maturity Model Integration (CMMI).

   Übergreifendes Architekturmanagement: Komplexität der Infrastruktur reduzieren. Rolle eines Chef-Architekten einführen, der die eingesetzten Komponenten und Entwicklungstools freigibt. Weiterentwicklungen von bestehenden Anwendungen nur nach Freigabe. Neue Anwendung nur wenn eine bestehende Anwendung abgeschaltet wird.

Soweit diese Initiativen innerhalb der IT ausreichend geprüft wurden ist es Zeit, mit den Fachbereichen über weitere Kostenoptimierungen zu diskutieren.

Hierzu sollte jedoch ein einheitliches Verständnis über die notwendigen IT-Leistungen vorhanden sein. Entscheidend ist hierbei die Definition eines Service-Kataloges.

Dieser ist jedoch aus Sicht der Fachbereiche zu beschreiben und zu definieren.  Die Beschreibung der einzelnen Detailleistungen der IT-Abteilung sind hier nicht hilfreich. Nur so ist sichergestellt, dass die einzelnen Leistungen auch verständlich formuliert werden und die aktuellen Servicegrade bekannt und akzeptiert sind.

Der definierte Servicekatalog sollte dann regelmäßig einmal jährlich mit den Fachbereichen im Hinblick auf Optimierungspotenzial diskutiert werden.