Heute nutzen schon viele im Internet das sog. Social Bookmarking über frei verfügbare Dienste wie z.B.  del.icio.us, Yahoo Bookmarks oder Mister-Wong. Aber was bringen diese neuen Lesezeichen für das Intranet in großen Organisationen?  Wie geht man am besten mit sog. Enterprise Social Bookmarking und Tagging Initiativen um? Wie überzeugt man mit konkreten Vorteilen die einzelnen Fachbereiche? Ist überhaupt eine bestimmte Kultur oder eine kritische Masse an Teilnehmern in einer Organisation erforderlich, um diese Vorteile auch zu erzielen?

Was versteht man nun unter Enterprise Social Bookmarking und Tagging?

• interessante Informationen im Intranet oder auf internen Portalen werden vom Anwender mit Lesezeichen versehen
• diese Lesezeichen werden dann mit aussagekräftigen Schlüsselbegriffen kategorisiert
• die so aufbereiteten Lesezeichen und Schlüsselbegriffe werden dann im Intranet mit Gleichgesinnten ausgetauscht und referenziert

Welche Vorteile kann die Nutzung von Enterprise Social Bookmarking bringen?

• einfache Suche nach Experten, die zu bestimmten Themen besondere Fähigkeiten und Interessen besitzen
• spezielle Themen/Wissen können dynamisch ergänzt und umfassender dargestellt werden, in dem eine Vielzahl von interessierten Teilnehmern in der Organisation weitere Informationen und Lesezeichen hinzufügen
• die am meisten diskutierten Themen und Inhalte können visuell anders dargestellt werden (Themen-Wolke). Themen die die Organisation insgesamt bewegen, lassen sich durch die interne Öffentlichkeitsarbeit besser moderieren
• einfache Suchstrukturen in dezentral gewachsenen Intranets über die Verbindungen zwischen Inhalte, Metadaten und Personen

Wo liegen die typischen Barrieren für eine Umsetzung in großen Organisationen?

• Gibt es überhaupt in der Organisation eine entsprechende Kultur bestimmtes Wissen mit anderen zu teilen? Werden Informationen nur dann freiwillig eingetragen, wenn interne Verpflichtungen oder Regeln bestehen? Warum soll ich meine Informationen an andere Mitarbeiter weitergeben, zu denen ich bei der potentiellen Besetzung von Karrierepositionen im Wettbewerb stehe?
• Gibt es zwischen speziellen Abteilungen formelle Restriktionen im freien Datenaustausch (z.B. Spezialabteilungen in Forschung/Entwicklung, Personalabteilung, etc.)?
• Gibt es datenschutzrechtliche Besonderheiten zu beachten? Haben die Beschäftigten begründete Ängste vor Überwachung ihrer Aktivitäten (Wieviel Zeit hat eigentlich der Kollege für einen solchen Quatsch? Hat er nicht genug zu tun…?)
• Gibt es technologische Einschränkungen in der gewachsenen IT-Struktur der Organisation? Viele Seiten im Intranet mit Frames, wo Lesezeichen wenig Sinn machen?

Ich bin dennoch überzeugt, dass wir in ein paar Jahren in großen Intranets das sog. Enterprise Social Bookmarking wiederfinden werden. Wer hält dagegen? Hat schon jemand erste Erfahrungen in einer Organisation gesammelt? Welche Tools wurden eingesetzt? Fragen über Fragen…

Kennen Sie nicht die regelmäßigen Formulierungen und Diskussionen im Zusammenhang mit dem Thema IT-Strategie:

• Kaum aufgeschrieben, schon veraltet…
• Steht bei mir im Schrank, schaut keiner drauf…
• Das Tagesgeschäft überholt doch sowieso die tollen Grundsätze…

Warum sich also bemühen etwas aufs Papier zu bringen? Natürlich ist auch die Umsetzung entscheidend, denn was nützt die beste Strategie, wenn kein Prozess der Umsetzung und Überwachung den Wertbeitrag der IT-Strategie messbar macht. Sollte sich trotzdem jemand an die Arbeit machen und wie ich überzeugt sein, dass ohne dokumentierte IT-Strategie das Leben in großen Organisationen schwer fällt, stellen sich weitere Fragen.

Wie bringe ich das komplexe Thema auf 15-Seiten einer Managementfassung und auch noch so, dass andere Entscheidungsträger die ersten zwei Seiten überstehen und etwas damit anfangen können? Wie sollte der Aufbau des Dokumentes aussehen und was sollte inhaltlich enthalten sein?

Hier ein erster Versuch, die wesentlichen Überschriften und Inhalte eines Beispieldokumentes zu erarbeiten. Typisch im Rahmen eines IT-Strategie Dokumentes ist die Ausrichtung auf 3-5 Jahre mit einer jährlichen Überprüfung der Annahmen und Projektpriorisierungen. Die Formulierungen sollten in der Sprache der Führungsverantwortlichen der Kernbereiche in der Organisation geschrieben werden und keine "technischen Buzzwörter" enthalten. Spezielle Themenbereiche ( z.B. detaillierter Umsetzungsplan, Rahmenbedingungen der Informationsarchitektur, etc.) sollten in Anlagen bei Bedarf für spezielle Zielgruppen beigefügt werden.

1. Zusammenfassung für Entscheidungsträger
2. Leistung der IT zur Erreichung der Fachbereichsziele
3. Prinzipien und Leitlinien des IT- Einsatzes
4. Organisation, Steuerung und Finanzierungsmodell des IT- Einsatzes
5. Übergreifende IT-Architektur und Anwendungsübersicht
6. IT- Infrastruktur als erforderliche Basis
7. IT-Service und Leistungsprozesse
8. Intern und extern notwendige Umsetzungsressourcen
9. Risiken im Umsetzungsprozess
10. Anlagen

Wie soll dies nun auf etwa 15-Seiten gebracht werden? Welche Botschaften bzw. Inhalte sind zu den einzelnen Punkten darzulegen? Hier eine kurze Übersicht:

Zusammenfassung:

Länge: Halbe Seite

Zweck: Zusammenfassung der zentralen Handlungsfelder für Entscheidungsträger

Inhalt: Was sind die wesentlichen Leitaussagen in der IT-Strategie, die einen entscheidenden Wertbeitrag für alle Fachbereichsverantwortlichen darlegen?

Leistung der IT zur Erreichung der Fachbereichsziele:

Länge: Eine Seite

Zweck: Zusammenfassung der wesentlichen Fachbereichsziele und Darstellung des Zusammenhangs zu den in der IT-Strategie dargelegten strategischen Ausrichtungen.

Inhalt: Was sind die aktuellen Treiber in den einzelnen Fachbereichen (Ziele, Handlungsfelder und externe Faktoren)? Warum wurden die strategischen Ausrichtungen in der IT-Strategie so gewählt? Welche messbaren Kennzahlen können durch Umsetzung der strategischen IT-Handlungsfelder beeinflusst werden? Hier können Verweise zu den (soweit vorhandenen) dokumentierten Strategiedokumenten der Fachbereiche  aufgeführt werden.

Prinzipien und Leitlinien des IT- Einsatzes:

Länge: Eine Seite

Zweck: Darstellung von 5-10 zentralen Prinzipien, die als Ausrichtung für den täglichen IT-Einsatz und bei IT-Entscheidungen gelten sollten.

Inhalt: Die IT-Prinzipien sollten z.B. darlegen, wo schneller IT-Service notwendig ist, welche grundsätzlichen Organisationsprinzipien in der IT gelten, welche Grundsätze bei externen Dienstleistungen Anwendung finden oder welche Schlüsselkompetenzen bei den IT-Beschäftigten zukünftig erwartet werden. Entscheidend ist hierbei die Frage, ob diese Prinzipien speziell einen Wertbeitrag zu den spezifischen Fachbereichszielen liefern oder ob man diese auf jede IT-Organisation anwenden kann, da sie so allgemeingültig gehalten sind.

Organisation, Steuerung und Finanzierungsmodell des IT- Einsatzes

Länge: Zwei Seiten

Zweck: Erläuterung zu den wesentlichen Steuerungselementen wie IT-Entscheidungen in der Organisation getroffen werden und wer welche IT-Services finanziert.

Inhalt: Wer ist an welchen IT-Entscheidungen zu beteiligen und wer ist für die jeweilige Entscheidung verantwortlich? Dies sollte für die Bereiche Strategie, Investitionen, Projektmanagement, Architektur, Infrastruktur, Sicherheit und Risikomanagement aufgeführt werden. Daneben sollte das Finanzierungsmodell der IT-Leistungen beschrieben werden (Cost-Center, Profit-Center) und Aussagen zu verursachergerechten Verrechnungsmodellen für die Fachbereiche enthalten sein.

Übergreifende IT-Architektur und Anwendungsübersicht

Länge: Zwei Seiten

Zweck: Darstellung der wesentlichen Bausteine der IT-Architektur heute und der angestrebten Zielarchitektur, die für die Unterstützung der zukünftigen Kernaufgaben notwendig ist. Kurzübersicht der heutigen Anwendungslandschaft mit Ausrichtung auf die zukünftigen Veränderungen.

Inhalt: Wie sieht das heutige Anwendungsportfolio aus und wohin soll sich die zukünftige Anwendungslandschaft entwickeln? Hierbei sollten die Kernanwendungen zu einzelnen Prozessbereichen kurz dargestellt und über kleinere Anwendungen lediglich statistische Werte benannt werden. Hier können Verweise zu Anlagen der Informationsarchitektur, technische Architektur und Umsetzungsplan der Detailprojekte aufgeführt werden.

IT- Infrastruktur als erforderliche Basis

Länge: Zwei Seiten

Zweck: Zusammenfassung zu der Basis-Infrastruktur, einschließlich Verteilung, Kosten und Zukunftsfähigkeit.

Inhalt: Was sind die heutigen Bestandteile der IT-Infrastruktur und des Betriebes? Wie sollten sie verändert werden, um noch besser die Fachbereichsziele und kostengünstige IT-Services zu unterstützen? Wie skalierbar ist die Infrastruktur? Kann sie die absehbaren zukünftigen Anforderungen optimal unterstützen (Mobilität, Virtualisierung, etc.)? Wie steht die heutige Infrastruktur im Kostenvergleich dar (optimal wären hier Benchmarkingzahlen zu vergleichbaren Organisationen)?

IT-Service und Leistungsprozesse

Länge: Eine Seite

Zweck: Zusammenfassung der Initiativen, wie die IT-Serviceprozesse effektiv und effizient gestaltet werden können.

Inhalt: Nach welchen Modellen orientiert sich die Betriebsorganisation (ITIL, ISO 20000)? Welche Bereiche werden nicht nach Standardservices organisiert (z.B. aufgrund der spezifischen Fachbereichsziele)? Hier können Verweise zu Prozessdokumentationen z.B. Störungsbearbeitung oder Veränderungsmanagement aufgeführt werden.

Intern und extern notwendige Umsetzungsressourcen

Länge: Zwei Seiten

Zweck: Zusammenfassung der internen und externen Ressourcen, die zur Umsetzung der IT-Strategie notwendig sind.

Inhalt: Wer ist für die Umsetzung der strategischen Initiativen verantwortlich? Kann dies mit den heutigen Ressourcen umgesetzt werden? In welchem Umfang sind externe Dienstleister in welchen Bereichen erforderlich? Sind neue Schulungs-/Ausbildungsmaßnahmen für neue Fähigkeiten erforderlich? Wie könnte ein Finanzierungsplan (Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen) aussehen?

Risiken im Umsetzungsprozess

Länge: Zwei Seiten

Zweck: Erläuterung der wesentlichen Risiken, die mit der Umsetzung der IT-Strategie verbunden sind und Aussagen, wie mögliche Gegenmaßnahmen aussehen könnten.

Inhalt: Wie ist das IT-Risikomanagement organisiert und mit dem Risikomanagement der Gesamtorganisation verbunden? Wer ist für das tägliche Risikomanagement (Notfallplanung, Projektrisisken, etc.) verantwortlich? Wer führt die strategische Risioüberwachung mit den Fachbereichsverantwortlichen zusammen? Welche Abhängigkeiten bestehen (externe Dienstleister, Qualitätssicherungen, etc.)?

Anlagen

Länge: Halbe Seite

Zweck: Weitergehende Dokumente zu den einzelnen Themenbereichen der IT-Strategie.

Inhalt: Glossar der möglichst gering verwendeten Fachbegriffe. Wo findet man zu einzelnen Themen weiterführende Informationen?

Dies sind einige Beispiele, wie ein IT-Strategiedokument aufgebaut werden kann. Sicherlich ist das besondere Umfeld und die Kultur in der jeweiligen Führungsetage gesondert zu betrachten, sowie die spezifische aktuelle Ressourcenlage in der Organisation. Aber vielleicht ist es ja eine hilfreiche Diskussionsgrundlage…

Weitere Artikel zum Thema IT-Strategie mit anderen Beispielen finden Sie hier:

• IT-Strategie in 3 Schritten
• Kassensturz im Anwendungszoo
• IT-Strategie – einfach umsetzen
• IT-Strategie – Prozess statt Dokument
• Weitere Artikel auf diesem Blog mit Schlagwort ‘Strategie’
• www.4managers.de/themen/it-strategie

Das World Wide Web ist erst 5.000 Tage alt. Kevin Kelly macht eine Reise in die nächsten 5.000 Tage und beschreibt, was als Nächstes zu erwarten ist…

PC-Virtualisierung ist heute zum Teil noch eine Nischen-Technologie. Betrachtet man jedoch die Entwicklung der Speichertechnologien und der Virtualisierungslösungen ist zu erwarten, dass die PC-Virtualisierung zukünftig großen Einfluss auf die Bereitstellung von Softwarelösungen haben wird.

Laut einer Analyse von Gartner-Research wird sich die Anzahl der PC, die ein Betriebssystem in einer virtuellen Maschine betreiben, in 2007 nahezu verdoppeln. Von 2009 bis 2011 werden insgesamt 660 Millionen PC erwartet, die diese Technologien nutzen. Mit der Verfügbarkeit der sog. Hypervisor-Technologien (hierbei ist für das Betreiben einer virtuellen Maschine auf einem PC kein Basis-Betriebssstem mehr erforderlich) kann die PC-Virtualisierung ab 2009 großen Einfluss auf PC-Bereitstellungsprozesse in großen Unternehmen haben.

Weiter lesen »

Die Nutzungsmöglichkeiten des Internets – insbesondere die Diskussionen über Web 2.0, Enterprise 2.0 und der erwartete Einfluss der Konsumgüter auf Nutzungsgewohnheiten und Erwartungen der IT-Anwender – zeigen, dass die zukünftigen Anforderungen an die IT-Organisation sich stark verändern werden.

Aber wie soll zukünftig eine angemessene Balance zwischen flexiblen und produktiven IT-Nutzern und einer sicheren, verfügbaren und effizient verwalteten IT-Infrastruktur in einer großen verteilten Organisation aussehen?

Weiter lesen »

In seinem Vortrag auf der Konferenz Next07 beschreibt Sören Stamer von CoreMedia seine Erfahrungen mit einer neuen Führungskultur in seinem Unternehmen. Mitarbeiterbeteiligung, Kommunikationsformen und Strategieentscheidungen wurden stark verändert. Von der hierarchischen Kultur zu einem flukturierenden Netzwerk? Unternehmensgröße und Geschäftsmodell spielen sicherlich auch eine Rolle bei der Umsetzung, jedoch m.E. interessante Erfahrungen, auch wenn man nicht in einem Schnellboot sitzt.

Link: sevenload.com