Kennen Sie nicht die regelmäßigen Formulierungen und Diskussionen im Zusammenhang mit dem Thema IT-Strategie:

• Kaum aufgeschrieben, schon veraltet…
• Steht bei mir im Schrank, schaut keiner drauf…
• Das Tagesgeschäft überholt doch sowieso die tollen Grundsätze…

Warum sich also bemühen etwas aufs Papier zu bringen? Natürlich ist auch die Umsetzung entscheidend, denn was nützt die beste Strategie, wenn kein Prozess der Umsetzung und Überwachung den Wertbeitrag der IT-Strategie messbar macht. Sollte sich trotzdem jemand an die Arbeit machen und wie ich überzeugt sein, dass ohne dokumentierte IT-Strategie das Leben in großen Organisationen schwer fällt, stellen sich weitere Fragen.

Wie bringe ich das komplexe Thema auf 15-Seiten einer Managementfassung und auch noch so, dass andere Entscheidungsträger die ersten zwei Seiten überstehen und etwas damit anfangen können? Wie sollte der Aufbau des Dokumentes aussehen und was sollte inhaltlich enthalten sein?

Hier ein erster Versuch, die wesentlichen Überschriften und Inhalte eines Beispieldokumentes zu erarbeiten. Typisch im Rahmen eines IT-Strategie Dokumentes ist die Ausrichtung auf 3-5 Jahre mit einer jährlichen Überprüfung der Annahmen und Projektpriorisierungen. Die Formulierungen sollten in der Sprache der Führungsverantwortlichen der Kernbereiche in der Organisation geschrieben werden und keine "technischen Buzzwörter" enthalten. Spezielle Themenbereiche ( z.B. detaillierter Umsetzungsplan, Rahmenbedingungen der Informationsarchitektur, etc.) sollten in Anlagen bei Bedarf für spezielle Zielgruppen beigefügt werden.

1. Zusammenfassung für Entscheidungsträger
2. Leistung der IT zur Erreichung der Fachbereichsziele
3. Prinzipien und Leitlinien des IT- Einsatzes
4. Organisation, Steuerung und Finanzierungsmodell des IT- Einsatzes
5. Übergreifende IT-Architektur und Anwendungsübersicht
6. IT- Infrastruktur als erforderliche Basis
7. IT-Service und Leistungsprozesse
8. Intern und extern notwendige Umsetzungsressourcen
9. Risiken im Umsetzungsprozess
10. Anlagen

Wie soll dies nun auf etwa 15-Seiten gebracht werden? Welche Botschaften bzw. Inhalte sind zu den einzelnen Punkten darzulegen? Hier eine kurze Übersicht:

Zusammenfassung:

Länge: Halbe Seite

Zweck: Zusammenfassung der zentralen Handlungsfelder für Entscheidungsträger

Inhalt: Was sind die wesentlichen Leitaussagen in der IT-Strategie, die einen entscheidenden Wertbeitrag für alle Fachbereichsverantwortlichen darlegen?

Leistung der IT zur Erreichung der Fachbereichsziele:

Länge: Eine Seite

Zweck: Zusammenfassung der wesentlichen Fachbereichsziele und Darstellung des Zusammenhangs zu den in der IT-Strategie dargelegten strategischen Ausrichtungen.

Inhalt: Was sind die aktuellen Treiber in den einzelnen Fachbereichen (Ziele, Handlungsfelder und externe Faktoren)? Warum wurden die strategischen Ausrichtungen in der IT-Strategie so gewählt? Welche messbaren Kennzahlen können durch Umsetzung der strategischen IT-Handlungsfelder beeinflusst werden? Hier können Verweise zu den (soweit vorhandenen) dokumentierten Strategiedokumenten der Fachbereiche  aufgeführt werden.

Prinzipien und Leitlinien des IT- Einsatzes:

Länge: Eine Seite

Zweck: Darstellung von 5-10 zentralen Prinzipien, die als Ausrichtung für den täglichen IT-Einsatz und bei IT-Entscheidungen gelten sollten.

Inhalt: Die IT-Prinzipien sollten z.B. darlegen, wo schneller IT-Service notwendig ist, welche grundsätzlichen Organisationsprinzipien in der IT gelten, welche Grundsätze bei externen Dienstleistungen Anwendung finden oder welche Schlüsselkompetenzen bei den IT-Beschäftigten zukünftig erwartet werden. Entscheidend ist hierbei die Frage, ob diese Prinzipien speziell einen Wertbeitrag zu den spezifischen Fachbereichszielen liefern oder ob man diese auf jede IT-Organisation anwenden kann, da sie so allgemeingültig gehalten sind.

Organisation, Steuerung und Finanzierungsmodell des IT- Einsatzes

Länge: Zwei Seiten

Zweck: Erläuterung zu den wesentlichen Steuerungselementen wie IT-Entscheidungen in der Organisation getroffen werden und wer welche IT-Services finanziert.

Inhalt: Wer ist an welchen IT-Entscheidungen zu beteiligen und wer ist für die jeweilige Entscheidung verantwortlich? Dies sollte für die Bereiche Strategie, Investitionen, Projektmanagement, Architektur, Infrastruktur, Sicherheit und Risikomanagement aufgeführt werden. Daneben sollte das Finanzierungsmodell der IT-Leistungen beschrieben werden (Cost-Center, Profit-Center) und Aussagen zu verursachergerechten Verrechnungsmodellen für die Fachbereiche enthalten sein.

Übergreifende IT-Architektur und Anwendungsübersicht

Länge: Zwei Seiten

Zweck: Darstellung der wesentlichen Bausteine der IT-Architektur heute und der angestrebten Zielarchitektur, die für die Unterstützung der zukünftigen Kernaufgaben notwendig ist. Kurzübersicht der heutigen Anwendungslandschaft mit Ausrichtung auf die zukünftigen Veränderungen.

Inhalt: Wie sieht das heutige Anwendungsportfolio aus und wohin soll sich die zukünftige Anwendungslandschaft entwickeln? Hierbei sollten die Kernanwendungen zu einzelnen Prozessbereichen kurz dargestellt und über kleinere Anwendungen lediglich statistische Werte benannt werden. Hier können Verweise zu Anlagen der Informationsarchitektur, technische Architektur und Umsetzungsplan der Detailprojekte aufgeführt werden.

IT- Infrastruktur als erforderliche Basis

Länge: Zwei Seiten

Zweck: Zusammenfassung zu der Basis-Infrastruktur, einschließlich Verteilung, Kosten und Zukunftsfähigkeit.

Inhalt: Was sind die heutigen Bestandteile der IT-Infrastruktur und des Betriebes? Wie sollten sie verändert werden, um noch besser die Fachbereichsziele und kostengünstige IT-Services zu unterstützen? Wie skalierbar ist die Infrastruktur? Kann sie die absehbaren zukünftigen Anforderungen optimal unterstützen (Mobilität, Virtualisierung, etc.)? Wie steht die heutige Infrastruktur im Kostenvergleich dar (optimal wären hier Benchmarkingzahlen zu vergleichbaren Organisationen)?

IT-Service und Leistungsprozesse

Länge: Eine Seite

Zweck: Zusammenfassung der Initiativen, wie die IT-Serviceprozesse effektiv und effizient gestaltet werden können.

Inhalt: Nach welchen Modellen orientiert sich die Betriebsorganisation (ITIL, ISO 20000)? Welche Bereiche werden nicht nach Standardservices organisiert (z.B. aufgrund der spezifischen Fachbereichsziele)? Hier können Verweise zu Prozessdokumentationen z.B. Störungsbearbeitung oder Veränderungsmanagement aufgeführt werden.

Intern und extern notwendige Umsetzungsressourcen

Länge: Zwei Seiten

Zweck: Zusammenfassung der internen und externen Ressourcen, die zur Umsetzung der IT-Strategie notwendig sind.

Inhalt: Wer ist für die Umsetzung der strategischen Initiativen verantwortlich? Kann dies mit den heutigen Ressourcen umgesetzt werden? In welchem Umfang sind externe Dienstleister in welchen Bereichen erforderlich? Sind neue Schulungs-/Ausbildungsmaßnahmen für neue Fähigkeiten erforderlich? Wie könnte ein Finanzierungsplan (Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen) aussehen?

Risiken im Umsetzungsprozess

Länge: Zwei Seiten

Zweck: Erläuterung der wesentlichen Risiken, die mit der Umsetzung der IT-Strategie verbunden sind und Aussagen, wie mögliche Gegenmaßnahmen aussehen könnten.

Inhalt: Wie ist das IT-Risikomanagement organisiert und mit dem Risikomanagement der Gesamtorganisation verbunden? Wer ist für das tägliche Risikomanagement (Notfallplanung, Projektrisisken, etc.) verantwortlich? Wer führt die strategische Risioüberwachung mit den Fachbereichsverantwortlichen zusammen? Welche Abhängigkeiten bestehen (externe Dienstleister, Qualitätssicherungen, etc.)?

Anlagen

Länge: Halbe Seite

Zweck: Weitergehende Dokumente zu den einzelnen Themenbereichen der IT-Strategie.

Inhalt: Glossar der möglichst gering verwendeten Fachbegriffe. Wo findet man zu einzelnen Themen weiterführende Informationen?

Dies sind einige Beispiele, wie ein IT-Strategiedokument aufgebaut werden kann. Sicherlich ist das besondere Umfeld und die Kultur in der jeweiligen Führungsetage gesondert zu betrachten, sowie die spezifische aktuelle Ressourcenlage in der Organisation. Aber vielleicht ist es ja eine hilfreiche Diskussionsgrundlage…

Weitere Artikel zum Thema IT-Strategie mit anderen Beispielen finden Sie hier:

• IT-Strategie in 3 Schritten
• Kassensturz im Anwendungszoo
• IT-Strategie – einfach umsetzen
• IT-Strategie – Prozess statt Dokument
• Weitere Artikel auf diesem Blog mit Schlagwort ‘Strategie’
• www.4managers.de/themen/it-strategie

Erfolgreiche Veränderungen in einer großen Organisation sind schwierig umzusetzen. Die Nutzung elektronischer Medien für die Mitarbeiterkommunikation ist hierbei nur dann sinnvoll, wenn sie einen offenen Dialog erlauben. Massenveranstaltungen mit Frontalcharakter sind in aller Regel wenig hilfreich. Ans Ziel führt stattdessen ein breiter Kommunikations-Mix, über unterschiedliche interaktive Kanäle und mit einer möglichst großen “Face-to-Face”-Komponente. Ein ehrlicher Umgang, bei dem auch schlechte Nachrichten frühzeitig und offen kommuniziert werden, erhält und stärkt während der Veränderungsphase das Vertrauen und die Motivation der Mitarbeiter.

Was sind aber die größten Fehler, die bei Veränderungsprojekten gemacht werden? Welches sind die wichtigsten Hebel, um eine Veränderung erfolgreich durchzuführen?

In welcher Projektphase liegen die wichtigsten Gründe für das Scheitern von Projekten? Wie kann die informelle Kommunikation und Unternehmenskultur nachhaltig verändert werden und kann man Veränderung wirklich erfolgreich “managen”?

Hierzu hat IBM in einer Studie die Erfahrungen und Methoden von über 220 erfahrenen Projekt- und Change Managern unterschiedlicher Branchen und Unternehmensgrößen erhoben und analysiert.

Sie können die interessante IBM-Studie hier herunterladen:

www.ibm.com/special/de/change

Die Nutzungsmöglichkeiten des Internets – insbesondere die Diskussionen über Web 2.0, Enterprise 2.0 und der erwartete Einfluss der Konsumgüter auf Nutzungsgewohnheiten und Erwartungen der IT-Anwender – zeigen, dass die zukünftigen Anforderungen an die IT-Organisation sich stark verändern werden.

Aber wie soll zukünftig eine angemessene Balance zwischen flexiblen und produktiven IT-Nutzern und einer sicheren, verfügbaren und effizient verwalteten IT-Infrastruktur in einer großen verteilten Organisation aussehen?

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Die Eingeborenen des Internet-Zeitalters verwenden täglich neue Begriffsvariationen, um Dinge und Veränderungen in der Netzwelt zu beschreiben. Entscheidungsträger mit technischem Migrationshintergrund fällt es zunehmend schwerer einzelne Begriffe mit ihren finanziellen, personellen und organisatorischen Auswirkungen zu bewerten. Einige interessante Gedanken und Beispiele hierzu neben den Auswirkungen des Internets auf Marketingprozesse beschreibt Bernd M. Michael in seinem Next07-Vortrag zum Thema Wikization.

Link: sevenload.com

In seinem Vortrag auf der Konferenz Next07 beschreibt Sören Stamer von CoreMedia seine Erfahrungen mit einer neuen Führungskultur in seinem Unternehmen. Mitarbeiterbeteiligung, Kommunikationsformen und Strategieentscheidungen wurden stark verändert. Von der hierarchischen Kultur zu einem flukturierenden Netzwerk? Unternehmensgröße und Geschäftsmodell spielen sicherlich auch eine Rolle bei der Umsetzung, jedoch m.E. interessante Erfahrungen, auch wenn man nicht in einem Schnellboot sitzt.

Link: sevenload.com

Auf dem International Cebit Summit hatte ich die Gelegenheit an einem interessanten Vortrag von Peter Sondergaard, Global Head of Research bei Gartner, über den Einfluss von Konsumgütern auf die IT teilzunehmen.

Typische Handlungsmuster der heutigen Generation von Entscheidungsträgern (mit technischem Migrationshintergrund) sind z.B. danach geprägt von

• kontrollierten, ausgewählten Informationskanälen,
• Textinformationen vor Grafik, Sprache und Videosequenzen
• linearen, sequenziellen und logischem Informationskonsum
• Arbeit folgt klaren traditionellen Zeit- und Terminvorgaben und Interaktionsebenen

Im Gegensatz dazu ist die neue und zukünftige Generation von Konsumenten und Beschäftigten (mit der Technik aufgewachsen) stark geprägt von

• vielfältigen, schnellen und multimedialen Informationskanälen
• Grafik, Sprache und Videosequenten und erst danach Textinformationen
• zufälligen Zugriff auf verlinkten Multimediainhalten
• zeitgleiche Zusammenarbeit mit vielen Kommunaiktionspartnern im Netz, lernen zu jeder Zeit, was gerade benötigt wird, sinnvoll ist und Spaß macht

Diese kulturellen Unterschiede machen zukünftig noch stärker Druck auf die interne IT-Abteilung, nach dem Motto:

• Zuhause kann ich es einfach umsetzen, warum nicht im Büro?
• Ich kann nicht warten, bis die IT mir dies zur Verfügung stellt. Ich brauche es jetzt und heute, sonst kann ich das Ziel nicht erreichen.
• Wie viel soll das Kosten? Dafür bekommen ich aber bei -localhardwarepirat- 3 Geräte für den gleichen Preis.
• Warum soll ich es so kompliziert tun? Das soll wohl ein Witz sein. Ich nutze einfach mein Handy, iPod, Flickr, Google, SecondLife…

Peter Sondergaard sprach folgende Empfehlungen für die zukünftige IT-Organisation aus:

• Versuche es nicht zu stoppen. Transparenz, Schulung und ein realistischer und pragmatischer Ansiatz ist entscheidend.
• Überwinde die Blockade. Erkenne den Einfluss der Konsumgüter auf die interne IT und die Infrastruktur. Der Status Quo wird sich stark verändern.
• Beobachte die Kinder und Jugendlichen von heute und erkenne die Technikpotenziale.
• Prüfe, ob Konsumgüter der Beschäftigten in die IT-Infrastruktur mit eingebunden werden können.

Spannend wird sicherlich die zukünftigen Diskussionen im Zusammenhang mit den Themen Compliance, Sicherheit und Kostenverrechnung sein, aber vielleicht stellen ja die neuen Virtualisierungstechniken eine Lösungsalternative dar…

Weitere Informationen finden Sie unter:

Gartner Weblogs

Sören Stamer Weblog